С чего всё началось
С 1 июля 2019 года все предприниматели в сфере оказания услуг населению, в том числе в сфере ЖКХ, обязаны применять онлайн-кассы. Как при наличных, так и при безналичных расчетах. Для тех, кто всё ещё надеется что реформу отменят и использовать кассы будет не нужно - увы, чуда не произойдет. Поскольку два этапа реформы уже прошли, и в третьем этапе каких-то глобальных изменений не предвидится. На каждом этапе были определенные инициативы чтобы отменить необходимость применения касс для некоторых категорий бизнеса. Но в основном всё что было сделано со стороны правительства - это даны некоторые отсрочки, не более того. Поэтому ещё раз: надеяться и верить, что всё отменится в последний момент мы вам крайне не рекомендуем. Далее по статье мы постепенно объясним почему не нужно оставлять приобретение и регистрацию кассы на последний момент.
Итак, срок третьего этапа известен, и чем ближе к 1 июля вы решите поставить на учёт кассу, тем маловероятнее у вас получится это сделать.
Что изменилось в кассовой дисциплине с 54-ФЗ
Во-первых, чтобы зарегистрировать кассу в ФНС, её необязательно нести в налоговую. Теперь это можно сделать онлайн. Появилась возможность электронной удаленной регистрации, перерегистрации и снятия с учета контрольно-кассовой техники в личном кабинете ФНС.
Во-вторых, необходимо обязательно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). На сайте налоговой службы есть обновляемый список ОФД, на момент написания этой статьи в реестре состоит порядка двадцати ОФД. Все они также подробно описаны на нашем сайте в разделе Рейтинг ОФД. Заключение договора с оператором фискальных данных это первичное действие.
Оператор фискальных данных - организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации, находящаяся на территории Российской Федерации, получившая в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных
В-третьих, появилось понятие электронного чека. По требованию, а в некоторых случаях в обязательном порядке, кассовый чек должен быть отправлен в электронном виде. Эта процедура на самом деле достаточно простая несмотря на теоретическую сложность. В электронном чеке есть определенное количество полей-реквизитов, некоторые из них обязательные к заполнению, другие нет. Среди них электронный адрес и абонентский номер плательщика. Это необязательные реквизиты фискального документа. Если у вас есть эти данные, вы обязаны отправить электронный чек по указанному адресу. Проще говоря: во время формирования чека в поле адрес плательщика вбивается его электронная почта либо номер мобильного телефона. Далее чек шифруется, данные отправляются в ОФД, а оператор в свою очередь направляет электронный чек по указанному адресу, если поле было не пустое. Если у вас нет этих данных, обязанность по пробитию чека с вас не снимается. Просто чек в данном случае передается плательщику при первом взаимодействии.
В электронном чеке есть признаки расчетов: "приход", "возврат прихода", "расход" и "возврат расхода". В сфере ЖКХ используются два из них - "приход" и "возврат прихода", то с чем вы будете сталкиваться. Это важный момент, и нужно об нем помнить при исправлении ошибок.
Электронный чек это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
По поводу обязанности применения контрольно-кассовой техники. Следует обратить внимание на статью 4 пункт 4 Федерального закона 192-ФЗ от 3.07.2018 года. В нем как раз прописана обязанность применения касс в сфере ЖКХ. То есть, управляющие компании и товарищества собственников жилья обязаны использовать онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, без исключений.
Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов с физическими лицами в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа), расчетов при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт, при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов, при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг, при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги вправе не применять контрольно-кассовую технику и не выдавать (направлять) бланки строгой отчетности до 1 июля 2019 года.
В-четвертых, пожалуй самый неприятный момент - по сравнению с 54-ФЗ от 2003 года существенно изменились штрафы за нарушение кассовой дисциплины. Они стали более справедливыми, а также добавились новые штрафные санкции, вплоть до дисквалификации, приостановки деятельности и взыскания в полном объеме сумму непробитых или неверно пробитых чеков. По штрафам следует смотреть КоАП статью 14.5 - продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники. Поэтому, в том числе мы рекомендуем применять кассовую технику правильно и не затягивать с этим.
Приобретение кассовой техники
В связи с тем, что у каждой организации выстроены собственные бизнес-процессы, не факт что одна и та же модель подойдет двум с виду абсолютно одинаковым ТСЖ. Поэтому к выбору ККТ стоит подходить основательно. Кассу можно купить или взять в аренду. Второй вариант дешевле. При покупке кассы будьте очень внимательны: на сайте ФНС есть возможность проверить модель кассовой техники, модель и исполнение фискального накопителя на предмет соответствия закону.
Выбор оператора фискальных данных
Подходить к выбору оператора фискальных данных, как и самой контрольно-кассовой техники нужно очень взвешенно, поскольку все ОФД с разным опытом, с разным сроком внесения в реестр ОФД и разным уровнем обслуживания соответственно. Лучше конечно обратить внимание на те ОФД, которые были аккредитованы на первых этапах и в теме уже давно. Основная функция оператора - прием от любой кассовой техники, которая соответствует 54-ФЗ, фискальных документов и их обработка в режиме реального времени. Поступившие данные хранятся в некорректируемом виде, и оператор никак на них повлиять не может. Другими словами: как чек сформировался на кассе, и в каком виде поступил в ОФД - так он и хранится в течении 5 лет по закону. Чек может быть затребован и воспроизведен покупателем, продавцом или ФНС в любой момент. Еще одна функция ОФД - отправка электронных чеков на электронную почту или телефонный абонентский номер покупателя. Также необходимо знать, что договор всегда заключается напрямую: то есть между владельцем ККТ и ОФД. Еще один момент на который стоит обратить внимание: договор с ОФД до момента регистрации кассы должен носить не финансовый характер. То есть ОФД не выставляет вам никаких счетов пока ваша касса не будет зарегистрирована в налоговой и не начнет передавать чеки. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие организации:
Также известны случаи когда недобросовестные участники рынка пытаются всучить заведомо нерабочие или испорченные фискальные накопители. Защититься от этого сложно, поэтому рекомендуем устанавливать ФН в кассу и регистрировать ее при приобретении силами продавца, как например делаем это мы. Также делать замену фискального накопителя по окончанию срока его действия в специальных центрах технического обслуживания кассовой техники, а не своими силами или какой-нибудь компьютерной помощи.
Поскольку это статья про сферу ЖКХ, то вам следует использовать фискальные накопители сроком годности не менее чем на 36 месяцев. Исключение - общая система налогообложения или совмещение любой системы с общей системой налогообложения.
Фискальный накопитель -
программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных, содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее возможность формирования фискальных признаков, запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками), их энергонезависимое долговременное хранение, проверку фискальных признаков, расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных (далее - подтверждение оператора), а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных. ФН - неотъемлемая часть любой онлайн-кассы.
Электронные платежи
Если вы работаете в сфере ЖКХ, то вероятнее всего вы не имеете дело с наличностью, а все платежи принимаете через посредников в виде Почты России (не путать с Почта банком), Сбербанк, Петроэлектросбыт и тому подобные. Здесь нужно знать и понимать очень важный нюанс: чек-ордер, который выдается банком, не является фискальным документом, и не освобождает вас от обязанности применять ККТ. В понятии 54-ФЗ чек-ордер это не чек. Так как кредитные организации освобождены от применения контрольно-кассовой техники законодательно, то эта обязанность возлагается на вас. Однако, если платеж был совершен через Петроэлектросбыт например, или Почту России, то эта организация как платежный агент обязана выдать плательщику чек. В таком случае, вам пробивать такой платеж не нужно. Тут некоторые из вас, дорогие читатели, могут подумать что достаточно отправить всех платить по квитанциям на почту, и в таком случае покупать кассу нет необходимости. Но на самом деле это не сработает по двум причинам: во-первых вы должны сами понимать что наша родная почта славится отнюдь не скоростью обслуживания пользователей и не отсутствием очередей, а во-вторых если кто-то из ваших плательщиков заплатит за услуги ЖКХ напрямую вам на расчетный счет, а вы не проведёте такой платеж по кассе потому что у вас ее нет, то тут же получите штраф. И скорее всего такой платеж будет не единственным. Потенциальная экономия сразу перекроется налоговым инспектором в виде штрафа за нарушение кассовой дисциплины.
Чек-ордер, который выдается банком или другой кредитной организацией, не является фискальным документом, и не освобождает Вас от обязанности применения контрольно-кассовой техники!
Про обработку электронных платежей
Известно, что Сбербанк России обслуживает до 70 процентов всех платежей физлиц в сфере ЖКХ. В законе указано что чек должен быть пробит в момент расчета. Но поскольку плательщик платит сегодня, а фактически деньги из банка и реестр платежей перечисляются только на следующий рабочий день, то обязанность пробить чек возникает на следующий рабочий день после разнесения платежей бухгалтером, то есть когда будет обработана банковская выписка с платежами от плательщиков - физических лиц.
Считаются только рабочие дни. Официальное письмо с разъяснениями по данному поводу на данный момент на стадии подготовки ФНС. Мы цитируем устные разъяснение центрального аппарата ФНС. Однако тут не следует злоупотреблять: если платежи из реестров будут разноситься бухгалтером и пробиваться на кассе раз в месяц, то это сразу же вызовет вопросы у налоговой службы. Это нужно понимать. Следующий вопрос который вероятно встаёт перед вами - как пробивать платежи из приходящих реестров платежей от банка?
Специально для вас мы разработали онлайн-сервис для автоматической обработки приходящих из банка реестров платежей. Все что вам нужно - это зарегистрироваться, указать модель онлайн-кассы и направлять реестра на специальную электронную почту. Все платежи будут автоматически пробиты на указанной кассе, а вы сэкономите кучу времени. Сервис работает с реестрами любого банка.
Как правильно начать работать?
Наши коллеги из центров технического обслуживания и налоговой службы не дадут соврать - ошибок на первых двух этапах внедрения нового порядка применения кассовой техники было очень много. Первое что нужно сделать - заключить договор с оператором фискальных данных. Если у вас не заключен договор с ОФД, то вы не сможете зарегистрировать кассу. Мы при продаже кассовой техники предлагаем на выбор несколько ОФД, которые являются нашими проверенными партнерами и предоставляют тарифы в несколько раз дешевле, чем если вы будете приобретать их самостоятельно. Кроме того, договор с этими операторами заключается удаленно с помощью электронной подписи, что также экономит время. Сразу встает вопрос - где взять электронную подпись? Если вы сдаете бухгалтерскую электронную отчетность в контролирующие органы, у вас уже должна быть электронная подпись и такая ЭП подходит. С помощью ЭП регистрируется кабинет налогоплательщика на сайте налоговой, регистрируется касса, и заключается договор с ОФД. Далее необходимо выбрать и приобрести кассовую технику в соответствии с вашими бизнес-процессами. Несмотря на то, что услуги в сфере ЖКХ вроде бы одни и те же, и все ЖСК и ТСЖ похожи друг на друга, но как показывает практика процессы в разных организациях очень сильно отличаются. Буквально один нюанс может отмести ту модель кассы которую вы вроде бы присмотрели. Мы подобрали для вас несколько моделей ККТ в аренду, в соответствии с требованиями к фере ЖКХ.
Далее необходимо зарегистрировать ККТ. Это можно сделать несколькими способами: через личный кабинет налоговой, либо через некоторых операторов фискальных данных. По закону вы можете регистрировать свою кассовую технику самостоятельно. Но если у вас нет технического образования, не рекомендуем туда лезть. Вероятность ошибки велика, а цена ее - испорченный фискальный накопитель. В этом случая вся ответственность ложится полностью на ваши плечи. Мы это делаем за вас в момент приобретения кассы. Затем необходимо подключить кассу к кабинету ОФД. Это необходимо чтобы чеки передавались в налоговую.
Если все же вы решите зарегистрировать кассу самостоятельно, то расскажем кратко как это сделать. Первое - заключить договор с ОФД. Далее сформировать электронное заявление на регистрацию ККТ в кабинете налогоплательщика. После обработки заявления, ФНС присвоит кассе регистрационный номер. Затем идет самый сложный этап - фискализация кассы. На данном этапе если допустить ошибку, то она будет критичной. Например просто опечатались в номере ИНН или заводском номере ФН - фискальный накопитель можно выбросить. Поэтому рекомендуем делить эту ответственность с ЦТО или продавцами ККТ. В данном случае если они ошибутся при регистрации ККТ - замена ФН будет за их счет. Квалификация персонала таких сервисов позволяет не допускать таких серьезных ошибок, потому что на ранних этапах ими было загублено много фискальных накопителей, а сейчас - они уже научились работать без ошибок, все делают правильно, хорошо и красиво. После того как кассу фискализировали пробивается первый фискальный документ - отчет о регистрации кассы. Сведения из этого отчета переносятся в кабинет налогоплательщика. Налоговая проверяет эти сведения и после этого выдает карточку регистрации ККТ. На этом процесс регистрации завершается и можно начинать работать. Если вы начнете пробивать чеки до завершения регистрации кассы, то это будет нарушением 54-ФЗ.
Не несите весь груз ответственности за свою кассовую технику сами - разделите её с профессионалами!
Нормативная база:
1. 54-фз от 22,05.2003г. - основной закон в который вносились изменения
2. 290-фз от 03.07.2016г. - закон, который совершил революцию в контрольно-кассовой технике
3. 337-фз от 27.11.2017г.
4. 192-фз от 03.07.2018г. - последняя редакция закона
5. Сайт ФНС РФ nalog.ru, реестры ККТ, ФН и ОФД.
Часто задаваемые вопросы
Что делает налоговая после того как получает чеки? Налог возникает? ФНС обрабатывает и анализирует электронные чеки, а также услуги и товары в них. Никакого налога в данном случае не возникает.
Почему есть смысл заключать договор с ОФД заранее? Просто чтобы не забыть и в момент необходимости регистрации кассы чтобы не попасть на заминку.
Где еще используются электронные чеки? Все мы с вами хотим в магазины и покупаем продукты. На самом деле, с момента пробития чека на кассе проходит 3-4 секунды и этот чек уже можно загрузить и проверить. Налоговая разработала приложение которое позволяет загружать и хранить ваши чеки в мобильном телефоне. Мы о нем подробно рассказывали ранее. Через это же приложение можно посмотреть попал чек в налоговую или нет, а также пожаловаться в случае нарушения кассовой дисциплины продавцом. Тоже самое может быть предпринято и против вас вашими же жильцами, имейте это ввиду, закон для всех один.
Почему применять ККТ для ТСЖ и ЖКХ нужно с 1 июля 2019 года, а не с 1 июля 2017 года, ведь данная обязанность для тех, кто принимает электронные платежи как и ЖКХ, была введена ранее? Коммунальная сфера обязана применять кассовую технику с 1 июля 2019 года согласно 192-ФЗ п.4 ст.4 от 3 июля 2018 года, не зависимо от способа расчета.
Является ли обязанностью ТСЖ прикрепления чека об оплате к очередной квитанции на услуги ЖКХ? Это допустимо, но совершенно необязательно. В том случае, если плательщик запросил у вас чек - только тогда возникает обязанность отправить этот чек в электронном виде. Далее чек можно распечатать на принтере и он будет иметь абсолютно такую же легитимность как и будучи пробитым на кассовом аппарате.
Если нет электронной почты плательщика, то чек можно не пробивать? Чек должен быть передан плательщику при первом взаимодействии, либо вместе с товаром или услугой. Если плательщик к вам не пришел и не сообщил вам свой адрес, не нужно за ним бегать. У вас нет обязанности отдать ему чек, но обязанность по пробитию чека с вас никто не снимает. Чек в данном случае отправляется на электронную почту по умолчанию, то есть на вашу.
Если ко мне через два года придет плательщик и скажет что когда-то что-то оплачивал и хочет получить чек, что делать? Ничего страшного: оператор фискальных данных в момент заключения договора предоставляет вам личный кабинет, в котором вы видите все чеки которые пробиваются через кассу. В этом же личном кабинете по неким признакам можно отыскать этот чек, распечатать на листе формата А4 и эта распечатка будет приравнена к фискальному документу по закону. ОФД по закону хранит все фискальные документы в течении 5 лет после пробития.
Как правило сначала приходит реестр платежей, а уже после поступают деньги на расчетный счет. Могу ли я не дожидаясь фактического поступления денег разнести платежи согласно реестру и пробить их на кассе? Если говорить о кассовой дисциплине, то совершенно нормально если вы пробиваете чеки на кассе из пришедшего реестра платежей. В случае же если после фактического поступления денег на расчетный счет выясняется что деньги пришли не в полном объеме (например был ошибочный платеж), то это можно исправить чеком с типом операции "возврат прихода" в формате фискальных документов 1.05, который актуален с 1 января 2019 года и на момент написания статьи, либо чеком коррекции в формате 1.1. ФФД 1.1 должен прийти на смену ФФД 1.05, но когда это случится ясности пока нет.
Формат фискальных документов (ФФД) - набор реквизитов фискального документа, который формирует электронный чек. ФФД 1.0 прекратил свое существование 31 декабря 2018 года. В данный момент, начиная с 1 января 2019 года, действует ФФД 1.05. В этом формате ошибочные платежи исправляются возвратным чеком. К примеру, если пришел платеж на 1000 рублей, а вы случайно пробили по кассе 100 рублей, то исправить ситуацию можно чеком с "возвратом прихода" на 100 рублей и пробиваете новый правильный чек на 1000 рублей. Когда будет введен следующий формат чеков
ФФД 1.1 , более расширенный по сравнению с действующим, такая ситуация будет исправляться чеком коррекции.
Что делать если вдруг нет интернета? Например возле дома где установлен кассовый аппарат что-то копали и повредили кабель. Чеки не пробивать? Законодатель такую ситуацию предусмотрел. Чек нужно пробить в любом случае, бумажный чек в этом случае получится сразу. Что касается формирования электронного чека - по закону у вас есть 30 дней на исправление этой ситуации. Фискальный накопитель - это устройство, которое входит в состав кассы, позволяет накапливать чеки в своей памяти в течении 30 дней, в порядке строгой очередности как они были пробиты. Как только связь ККТ и ОФД будет восстановлена чеки в автоматическом режиме будут отправлены в сохраненном порядке. Все модели кассовых аппаратов просигнализируют вам о том, что нарушена связь между кассой и оператором фискальных данных. Кроме того, об проблемах с интернетом вы можете понять по отсутствию пробитых чеков в личном кабинете ОФД. Если в течении 30 дней фискальный накопитель данные не передавал, он будет автоматически блокирован. То есть 30 дней - это тот срок, в течении которого по закону нужно устранить проблему со связью.
Раз фискальный накопитель может передавать чеки раз в 30 дней, то я так и буду делать, почему нет? Если вы решите пробивать чеки раз в 30 дней, то это сразу же вызовет вопросы у налоговой службы. Чеки должны пробиваться сразу же в момент расчета или в случае с реестрами платежей от банков - на следующий рабочий день после разнесения таких платежей бухгалтером.
Как оформляется чек за платеж, который никак не получается идентифицировать (непонятно за какую он услугу или кто плательщик)? В данном случае такой платеж будет заведен как "невыясненный платеж" и правильнее будет пробить чек когда платеж будет идентифицирован.
Я выяснила что должна была пробить чек, но не сделала этого. Как быть и каких штрафов ожидать? В формате ФФД 1.05 чек коррекции применяется в случаях когда касса должна была применяться, но не применялась. В данном случае вам нужно составить акт в произвольной форме, пробить чек коррекции на сумму платежа и уведомить об этом ФНС. Если вы уведомите ФНС первыми - ответственность с вас снимается, в противном случае, если ФНС узнает об этом раньше - наступит ответственность.
