Автоматизация малого бизнеса: интеграция 1С и Лайтбокс

Автоматизация малого бизнеса: интеграция 1С и Лайтбокс Прокомментировать

Сегодня ритейл — одно из перспективных направлений в бизнесе, наряду с банковскими услугами и финансовыми технологиями, — об этом говорят ведущие эксперты и аналитики.
При этом автоматизация рынка торговли до последнего времени развивалась медленнее, если сравнивать с тем же банковским сектором. До сих пор есть ещё немало предпринимателей, которые ведут учет в тетради или Excel. Далеко ходить не нужно — можно видеть, как одна торговая сеть при прочих равных условиях успешно развивается, а другая «выживает», сводя концы с концами. А отличают их, собственно, подход к ведению бизнеса. Сейчас рост показывают предприятия с эффективной моделью управления, технологичные, которые масштабируются за счет средств автоматизации и маркетинга, основанного на анализе рынка, клиентов и конкурентов.

Сегодняшние тенденции в ритейле — это во многом отражение экономических процессов, происходивших в нашей стране последние 20 лет. В России традиционно сложились два подхода к автоматизации торговли:
• Создание и развитие собственной IT-инфраструктуры, индивидуально подстроенной под бизнес-процессы и полностью отвечающей потребностям предприятия.
• Интеграция готовых программных решений с дальнейшим «допиливанием» и технической поддержкой со стороны интегратора.

Крупные игроки рынка и торговые сети автоматизируют бизнес масштабно. Они имеют штат разработчиков и внедряют собственные программные разработки, сотрудничая с крупными представителями рынка IT-технологий, такими как 1С, FIT — France Informatigue & Technologie, CDC (Центр корпоративных разработок), USC, 1С-Рарус и другие.
Малый и средний бизнес только начинает активно автоматизироваться, но происходит это достаточно быстро — в эпоху цифровых технологий изменения и обороты наращиваются стремительно. Плюс ко всему государственная инициатива во внедрении передовых технологий в бизнесе создаёт предпосылки для качественных преобразований в сегменте розничной торговли и на рынке IT-технологий в целом.

Если предприятие на «волне» происходящих на рынке изменений, то рост и успех бизнеса может стать лишь вопросом времени. Для этой категории предпринимателей сегодняшний тренд автоматизации — выбор недорогих готовых программных решений, легко адаптируемых под нужды компании.
Опытом автоматизации торговой сети в условиях современного рынка поделился экс-директор сети «Градус», а теперь генеральный директор компании по автоматизации торговли LiteBox (Лайтбокс) Роман Арифуллин: «В 2010 году мы, как торговая сеть, рассматривали вопрос автоматизации и искали подходящее для себя решение. Наша сеть на тот момент включала 65 торговых точек. Выбирая программные продукты для автоматизации, мы изучали опыт крупных торговых сетей, такие как франчайзи X5 Riteil «Пятерочка» и местных компаний. Тестировали работу программ «Run Retail», «S-Market», «1С» и других.

Выбор остановили на программных решениях «1С: Торговля» и «1С Рарус». При том, что программные продукты 1С с профессиональной точки зрения хорошо разработаны, и их интеграция представлялась возможной, на практике мы не смогли осуществить в полной мере задуманное. Прежде всего, сказывалось нехватка компетентных специалистов, которые имели опыт автоматизации такого большого количества торговых точек на базе стандартных продуктов 1С. Не говоря уже о поддержании работы системы в целом и возникающих потребностей в доработке программы.
Мы затратили миллионы рублей на привлечение сторонней организации для автоматизации торговой сети. Этап установки программы прошел успешно, но последующая её эксплуатация была проблемной — то, ради чего все делалось, в конечном счете, не работало — мы получали неактуальные остатки, не могли менять цены, система лояльности для покупателей и вовсе не функционировала.
По большему счету это был полный провал — мы потратили деньги и время на автоматизацию, и пришли к тому, с чего начинали. Для нас стало очевидным — автоматизация малого и среднего бизнеса принципиально отличается от крупного ритейла с их мощной IT — инфраструктурой и финансовой составляющей.

Так мы решили разработать свой программный продукт, который будет «заточен» под ритейл малого и среднего бизнеса. Несмотря на «провал» автоматизации собственной торговой сети, мы извлекли достаточно опыта, чтобы предложить малому и среднему бизнесу нужный программный продукт по невысокой стоимости.
При разработке программы мы учли главные потребности предпринимателя:
— инструменты автоматизации должны решать актуальные потребности малой и средней розницы: управление складом, продажами, инвентаризация, закупка товаров, ценообразование, контроль денег в кассе, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж, получение детализированных данных о клиентах, их предпочтениях;
— управление и поддержание работоспособности программы;
— ценовая доступность продукта для большинства предпринимателей;
— круглосуточная техническая поддержка.
Все это стало возможным благодаря облачным технологиям, которые позволяют предоставить широкий функционал программы и при этом значительно сэкономить средства и время для её внедрения и обслуживания.

За счет чего достигается экономия?

1. Не требуется специальной IT инфраструктуры:
2. Не нужна установка серверов и программного обеспечения (ПО);
3. ПО для автоматизации.
4.Системные администраторы, обслуживающие ПО.
5. Интеграторы, внедряющие ПО в торговле.
6. Программисты для доработки системы.
7. Техническая и консультационная поддержка ПО.

Все эти задачи решает разработчик облачного сервиса. Клиент лишь должен быть обеспечен доступом в интернет, чтобы подключаться к системе и вести там учет. Это касается вопросов обновления, поддержания работоспособности системы, безопасности хранения данных.

Когда компания начинала свой путь как IT-разработчик, облачные сервисы только входили на рынок и конкуренции, так таковой, не было. Мы решили попробовать свои силы. Сейчас рынок SaaS (облачные программные продукты) растет каждый год на 20%, что в пять раз выше показателя роста рынка традиционных «коробочных продуктов».

Что ускорило автоматизацию малого и среднего бизнеса?

До принятия поправок в 54-ФЗ мало кто из представителей малого бизнеса задумывался о возможности автоматизации торговли, но финансовая реформа диктовала свои правила — теперь на каждом предприятии, где ведутся расчеты с покупателями, необходимо устанавливать онлайн-кассы.
В связи с новой финансовой реформой в России, стало обязательным выдавать покупателям электронные чеки с товарной номенклатурой с дальнейшей их отправкой в ФНС.

Для предпринимателей встал вопрос: как автоматизировать эти процессы с минимальными усилиями и финансовыми вложениями?
Сейчас рынок софта предлагает различные решения поставленных государством задач. Как правило, продажа онлайн-касс осуществляется в комплексе с программным обеспечением (ПО). При выборе «железа» в первую очередь нужно обращать внимание на софт: его функционал, стоимость, обслуживание. Если на предприятии уже ведется автоматизированный бухгалтерский учет, например, в программах 1С или «Контур», то нужно учесть возможность интеграции кассового ПО с этими программами.

При выборе ПО для автоматизации бизнеса важно выбрать эффективные решения и отойти от устаревших парадигм управления предприятием. Бизнесу пора начать думать и выбирать. Допустим, повсеместное внедрение 1С на предприятиях не всегда может быть «попадание в точку» для вашего предприятия. А попытка сэкономить и установить пиратскую версию 1С сейчас может потерять всякую актуальность. Онлайн-фискализация способствует исчезновению всякого рода подделок ПО, поскольку теперь поддержание работы системы выходит на первый план и любой сбой в работе — это рост упущенной выгоды. В случае возникших неполадок, объемы потерь могут быть несоизмеримы с возможностью получения прибыли.

Для предприятий малого и среднего бизнеса оптимально автоматизировать кассовые операции, управление товарооборотом, ассортиментом, ценообразованием и др. Для этого оптимально подойдут «профильные» программные решения, если они доступные по цене, «закрывают» все потребности в функционале и имеют круглосуточную систему поддержки для оперативного решения возникающих проблем в работе.
Если финансовые и правовые вопросы на предприятии решаются в 1С, то тогда нет смысла «изобретать велосипед» и внедрять взамен «новую» программу для бухучета. Возможно, достаточно просто интегрировать программу ведения бухгалтерского учета с программой товароучета предприятия.
Также не менее важно при выборе программы для автоматизации бизнеса разобраться, чем отличаются облачные технологии от «традиционных» коробочных продуктов.

«Коробка» vs «Облако»

Под «коробочным» продуктом подразумевают использование стационарного программного обеспечения, которое устанавливается локально на компьютере и в дальнейшем поддерживается сотрудником IT-отдела компании. Например, «1С» в основном выпускает «коробочные» версии продуктов. Схема работы с «коробками» примерно такая: вы покупаете лицензионную версию и устанавливаете её на компьютер, при этом обслуживание и обновление системы проводите самостоятельно. Ежемесячно вносите абонентскую плату за пользование программой. В эту стоимость входит одна консультация специалиста компании в месяц. Код программы открытый, и если есть необходимость, программа дорабатывается, но усилиями штатных программистов.

Если на предприятии применяются специальные налоговые режимы (ЕНВД, УСНО, ЕСХН, патент) и потребностей в ведении бухгалтерского учета отсутствует, возможно, покупка 1С будет и вовсе не целесообразна.
В качестве альтернативы есть смысл рассмотреть финансово менее затратные программные решения, которые просты в эксплуатации и обходятся без IT инфраструктуры и отделов. К данной категории относятся облачные сервисы.

Облачные решения обеспечивают хранение данных предприятия в специальных хранилищах на серверах, доступ к которым осуществляется через интернет. Программное обеспечение хранится в «облаке» и устанавливать его на компьютер не нужно, достаточно иметь браузер и выход в интернет. Ежемесячная абонентская плата включает не только программное обеспечение по автоматизации бизнеса, хранение массивов данных, но и круглосуточную техническую поддержку.
В облачном решении LiteBox реализованы широкие функциональные возможности программы для автоматизации бизнеса. Её внедрение позволит всю рутинную работу персонала на предприятии автоматизировать: управление складом, инвентаризацию, закупки товаров, ценообразование, контроль денег в кассе, печать ценников, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж, получение детализированных данных о клиентах, их предпочтениях. Тем самым у владельца бизнеса освободится время для управления предприятием, а не решения постоянных текущих вопросов.

Интеграция с 1С

Для компаний, где уже используется программа ведения учета на предприятии, включая бухгалтерскую и налоговую отчетность, как правило, интеграция с облачными решениями будет наиболее оптимальна. Понимая, что большая часть бизнеса работает на продуктах 1С для бухгалтерии, мы в LiteBox реализовали эту интеграцию.
Для работы этого программного комплекса не требуются физические серверы и лицензии на использование программного обеспечения для каждого пользователя.

В программе Лайтбокс реализована автоматизация всех повседневных задач работы предприятия — управление ассортиментом, остатками, персоналом, лояльностью.
Ведение банка, выписка счетов, бухгалтерской и налоговой отчетности и другого унифицированного документооборота является профильной составляющей программных продуктов 1С, в частности в «1С: Бухгалтерия предприятия».

Насколько удобна схема разделения?

— Сохранность данных, за счет ограничения доступа к важным документам компании финансового и правового плана.
— Настройка функционала 1С исключительно под необходимые задачи.
— Экономия на лицензиях, поскольку в 1С будет вестись узко направленный учет.
— Экономия на поддержание работы программы 1С — нет необходимости иметь в штате программиста.

Как реализована интеграция 1С и Лайтбокс?

Настройка обмена данными: синхронизация справочников номенклатуры и контрагентов, работа со счетами. На сегодняшний день интеграция 1 C и LiteBox происходит через файловый обмен либо по API (возможность напрямую через 1С подключаться к LiteBox и обмениваться необходимыми данными).

Выгрузка документов осуществляется в обе стороны. В LiteBox есть обработки 1С для всех типовых конфигураций, позволяющая выгрузить все движения товаров: можно выбрать типы документов, период, магазин или склад. Это выборка сохраняется в файл и далее выгружается в 1С, где при загрузке также можно выбрать период и какие документы. Тоже самое реализовано в обратную сторону из 1С в LiteBox. При этом работа бухгалтера упрощается: вход в LiteBox осуществляется через браузер, выгружаются необходимые данные и формируются нужные отчеты. В этом преимущество облачных технологий — не нужно физическое присутствие на предприятии, чтобы получить необходимые сведения или данные.

Документы загружаются с номерами, которые выгрузились из Лайтбокс и хранятся в дополнительных свойствах. Если номенклатура в 1С не найдена, то она автоматически создается в 1С. Если найдены какие-либо несоответствия и ошибки — это выводится на панели пользователя.
Выгрузка работает для восьми конфигураций 1С: бухгалтерия, 1С: торговля и склад,1С: УПП, 1С: бухгалтерия 2.0. и 3.0., 1С: ЕРП, 1С: Управление торговлей 11, 1С: Комплексная конфигурация 1.1 и 2.0.
LiteBox решает вопросы управленческого учета и товарооборота. В LiteBox нет счетов бухгалтерского учета, и поэтому при загрузке документов в 1С автоматически проставляются счета учета и проводятся по регистрам в 1С, в соответствии с учетной политикой организации и со счетами, которые назначены в организации. Затем можно формировать отчетность.

Например, поставщик привозит счет-фактуру, мы делаем документ поступления — вводим товарные позиции, цены, количество. Выгрузка в 1С происходит в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика. Дальнейшие проводки осуществляются в 1С в той унифицированной форме, которой нужно.

Прогнозы: перспективы автоматизации предприятий и внедрения онлайн-касс?

Цифровые технологии, наряду с грамотным управлением предприятием будут определять рост и успех бизнеса. Государственная политика, направленная на упрощение ведения документооборота, в частности его перевода в электронный формат, создает серьезные предпосылки, чтобы «традиционные» модели бухгалтерского и управленческого учета «канули в Лету».
Статистика показывает, что рост программных продуктов на базе облачных технологий продолжится и дальше. Все более актуальным становится использование Big Data (большие данные) — искусственного интеллекта.

Сейчас цифровые технологии присутствуют во всех областях жизни, и объем получаемой информации о каждом человеке, ежесекундно поступает в хранилища данных. Это означает, что такими же темпами растут возможности по их использованию и обработке.

Применение технологий обработки Big Data позволит огромный объем самой разрозненной информации постоянно обновлять и структурировать. Если говорить о торговле, Big Data позволит анализировать покупки, прогнозировать выручку, оптимизировать цены, программы лояльности для покупателей. За счет персонализации предложений вырастут продажи. Все истории покупок клиента будут тщательно обрабатываться. Анализ получаемых данных позволит улучшить сервис обслуживания покупателей.
И это лишь часть возможностей, которые откроются при внедрении Big Data, поскольку объем доступных нам данных только увеличивается, а технология аналитики улучшается.
В целом, рынок ритейла входит в активную фазу преобразований. Передовые технологии и государственная поддержка ускорили эти тенденции. Уже в ближайшем будущем ритейл по технологичности и росту доходов будет сопоставим с банковским сектором, который вступил в эру «цифры» значительно раньше.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *